For more information you can contact Gwen Bevers (head of the practice group Business Law), Joost van Riel and Dario Dechièvre (authors).
Coronavirus & jaarvergaderingen
COVID-19 doorkruist niet alleen de start van de lente, maar in veel vennootschappen ook het seizoen van de jaarlijkse aandeelhoudersvergadering. Een "echte" jaarvergadering waarbij verscheidene aandeelhouders fysiek samen komen, is in deze uitzonderlijke omstandigheden niet aan de orde. In veel vennootschappen wordt er nagedacht over mogelijke alternatieven en de federale regering werkt aan een KB om hieraan tegemoet te komen. In afwachting daarvan, gaan we kort in op de verschillende mogelijkheden zowel voor het bestuursorgaan (om de ontwerpjaarrekening op te stellen), als voor de algemene vergadering (om uiteindelijk te stemmen over de jaarrekening).*
Bestuur
Tenzij er bijzondere voorwaarden in de statuten staan, biedt het nieuwe Wetboek van vennootschappen en verenigingen verschillende opties aan het bestuursorgaan:
Aandeelhouders
Ook op aandeelhoudersniveau zijn er verschillende juridische aanknopingspunten om het hoofd te bieden aan de crisis. In eerste instantie wachten veel vennootschappen af hoe lang de maatregelen van de overheid nog aanhouden. Velen worden dan genoodzaakt de vergadering niet op de statutaire datum te houden, maar uit te stellen. Dat uitstel is niet zonder risico:
Opnieuw tenzij de statuten daar beperkingen aan stellen, hebben aandeelhouders een heel aantal tools om de beslissingen van de jaarvergadering te nemen zonder echte vergadering:
Zelfs zonder coronacrisis bestond de gezonde praktijk in veel kleinere vennootschappen en dochtervennootschappen in groepsstructuren om aandeelhoudersbesluiten niet tijdens een vergadering, maar enkel schriftelijk te nemen. Met eenparige schriftelijke besluiten kunnen aandeelhouders beslissingen nemen op voorstel van (of voor andere beslissingen dan de goedkeuring van de jaarrekening desnoods zonder tussenkomst van) het bestuursorgaan. De bestuurders van de vennootschap mogen op verzoek "kennis nemen" van deze beslissingen.
De vorige benadering werkt enkel als alle aandeelhouders het eens zijn. Als dat door één tegenstem niet het geval zou zijn, zijn schriftelijke stemmen (indien statutair toegelaten) of volmachten (indien praktisch werkbaar) een mogelijk alternatief. De aandeelhouders die het wel eens zijn, kunnen dan schriftelijk een stem uitbrengen, of een volmacht verlenen aan iemand uit het gezin van de voorzitter om de algemene vergadering te laten plaatsvinden in quarantaine – met de dissidente aandeelhouder bij wijze van spreken aan de voordeur.
Voor vennootschappen met veel aandeelhouders, is geen van de bovenstaande benaderingen werkbaar. Die vennootschappen zijn afhankelijk van wat hun statuten voorzien. Enkel als dit statutair is toegelaten, kan er worden gewerkt via "een door de vennootschap ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel". De uitdagingen verbonden aan dit systeem zijn dan eerder technisch dan juridisch.
Zo moet de vennootschap bijvoorbeeld de identiteit van aandeelhouders kunnen controleren en moet het systeem de aandeelhouders toelaten "rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de besprekingen" en "hun stem uit te brengen".
Conclusie
Voor veel vennootschappen, is het nieuwe coronavirus er te vroeg. Terwijl het Wetboek van vennootschappen en verenigingen heel wat mogelijkheden biedt, hebben veel vennootschappen nog "oude" statuten. Die oude statuten herhalen de oude, strengere regels (bijvoorbeeld rond schriftelijke besluitvorming door bestuurders in naamloze vennootschappen), bevestigen de mogelijkheden niet waar het WVV dat voorschrijft (bijvoorbeeld voor het schriftelijk uitbrengen van stemmen), of zijn niet meer aangepast aan een digitale wereld (bijvoorbeeld voor de elektronische algemene vergaderingen die maar sinds 1 januari 2012 zijn toegelaten door het Wetboek van vennootschappen).
Om daaraan tegemoet te komen, zou de federale regering werken aan een koninklijk besluit dat vennootschappen toelaat met schriftelijke stemmen of een elektronische beraadslaging te werken, zelfs als hun statuten dat niet toelaten. Zodra deze regels er zijn, leest u er alles over in een volgende client alert.
* Gezien de draagwijdte van deze bijdrage wordt niet ingegaan op oude vennootschapsvormen die door het nieuwe wetboek van vennootschappen en verenigingen zijn afgeschaft.