Coronavirus & annual general meetings

Coronavirus & annual general meetings

For more information you can contact Gwen Bevers (head of the practice group Business Law), Joost van Riel and Dario Dechièvre (authors).

Coronavirus & jaarvergaderingen

COVID-19 doorkruist niet alleen de start van de lente, maar in veel vennootschappen ook het seizoen van de jaarlijkse aandeelhoudersvergadering. Een "echte" jaarvergadering waarbij verscheidene aandeelhouders fysiek samen komen, is in deze uitzonderlijke omstandigheden niet aan de orde. In veel vennootschappen wordt er nagedacht over mogelijke alternatieven en de federale regering werkt aan een KB om hieraan tegemoet te komen. In afwachting daarvan, gaan we kort in op de verschillende mogelijkheden zowel voor het bestuursorgaan (om de ontwerpjaarrekening op te stellen), als voor de algemene vergadering (om uiteindelijk te stemmen over de jaarrekening).*

Bestuur

Tenzij er bijzondere voorwaarden in de statuten staan, biedt het nieuwe Wetboek van vennootschappen en verenigingen verschillende opties aan het bestuursorgaan:

  • Een schriftelijk bestuursbesluit was onder het oude Wetboek van vennootschappen enkel mogelijk in een NV en dan nog onder strikte voorwaarden en uitgesloten voor de vaststelling van de jaarrekening. Onder het Wetboek van vennootschappen en verenigingen kunnen schriftelijke besluiten in de NV, de BV en de CV, zonder inhoudelijke beperkingen. De enige voorwaarde is dat alle bestuurders het unaniem eens zijn over het schriftelijk te nemen besluit.
  • Zoals onder het oude recht is het ook mogelijk om de vergadering op afstand te houden via telefoon- of videoconferentie. Anders dan in de praktijk vaak gebeurt, moeten de notulen van de vergadering enkel worden getekend door de voorzitter van de raad van bestuur "en de bestuurders die daarom verzoeken". Het spreekt voor zich die verzoeken te beperken om ook de contacten en de logistiek naar aanleiding van de bestuursvergadering verder te beperken.

Aandeelhouders

Ook op aandeelhoudersniveau zijn er verschillende juridische aanknopingspunten om het hoofd te bieden aan de crisis. In eerste instantie wachten veel vennootschappen af hoe lang de maatregelen van de overheid nog aanhouden. Velen worden dan genoodzaakt de vergadering niet op de statutaire datum te houden, maar uit te stellen. Dat uitstel is niet zonder risico:

  • Het uitstel met drie weken, dat het bestuursorgaan klassiek gebruikt om de goedkeuring van de jaarrekening vooruit te schuiven, werkt hier niet. Dergelijke beslissing kan enkel genomen worden tijdens de algemene vergadering en veronderstelt dus dat er toch eerst een algemene vergadering samenkomt. 
  • Sommige bestuursorganen beslissen dan bij voorbaat de vergadering uit te stellen. Hoewel er goede argumenten zijn om de algemene vergadering in deze omstandigheden niet te laten doorgaan – bijvoorbeeld omdat een bijeenkomst van die omvang volgens de lokale, regionale of federale maatregelen dan niet toegelaten is (of naar redelijke verwachtingen niet toegelaten zal zijn), of nog omdat de situatie als een geval van overmacht kwalificeert – is dit juridisch niet de meest zuivere aanpak. Normaal zullen het verbod of de overmachtssituatie maken dat er geen sprake meer is van een fout of oorzakelijk verband. Toch blijft het laattijdig organiseren van de jaarvergadering in theorie een grond voor bestuurdersaansprakelijkheid.
  • De juiste aanpak voor een uitstel is dat de aandeelhouders zelf beslissen de vergadering te verdagen. Die beslissing kan op verschillende manieren tot stand komen (zie hieronder), maar is dan ook enkel zinvol als de aandeelhouders staan op een echte vergadering en niet in één beweging de jaarrekening goedkeuren.

Opnieuw tenzij de statuten daar beperkingen aan stellen, hebben aandeelhouders een heel aantal tools om de beslissingen van de jaarvergadering te nemen zonder echte vergadering:

Zelfs zonder coronacrisis bestond de gezonde praktijk in veel kleinere vennootschappen en dochtervennootschappen in groepsstructuren om aandeelhoudersbesluiten niet tijdens een vergadering, maar enkel schriftelijk te nemen. Met eenparige schriftelijke besluiten kunnen aandeelhouders beslissingen nemen op voorstel van (of voor andere beslissingen dan de goedkeuring van de jaarrekening desnoods zonder tussenkomst van) het bestuursorgaan. De bestuurders van de vennootschap mogen op verzoek "kennis nemen" van deze beslissingen.

De vorige benadering werkt enkel als alle aandeelhouders het eens zijn. Als dat door één tegenstem niet het geval zou zijn, zijn schriftelijke stemmen (indien statutair toegelaten) of volmachten (indien praktisch werkbaar) een mogelijk alternatief. De aandeelhouders die het wel eens zijn, kunnen dan schriftelijk een stem uitbrengen, of een volmacht verlenen aan iemand uit het gezin van de voorzitter om de algemene vergadering te laten plaatsvinden in quarantaine – met de dissidente aandeelhouder bij wijze van spreken aan de voordeur. 

Voor vennootschappen met veel aandeelhouders, is geen van de bovenstaande benaderingen werkbaar. Die vennootschappen zijn afhankelijk van wat hun statuten voorzien. Enkel als dit statutair is toegelaten, kan er worden gewerkt via "een door de vennootschap ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel". De uitdagingen verbonden aan dit systeem zijn dan eerder technisch dan juridisch. 

Zo moet de vennootschap bijvoorbeeld de identiteit van aandeelhouders kunnen controleren en moet het systeem de aandeelhouders toelaten "rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de besprekingen" en "hun stem uit te brengen".

Conclusie 

Voor veel vennootschappen, is het nieuwe coronavirus er te vroeg. Terwijl het Wetboek van vennootschappen en verenigingen heel wat mogelijkheden biedt, hebben veel vennootschappen nog "oude" statuten. Die oude statuten herhalen de oude, strengere regels (bijvoorbeeld rond schriftelijke besluitvorming door bestuurders in naamloze vennootschappen), bevestigen de mogelijkheden niet waar het WVV dat voorschrijft (bijvoorbeeld voor het schriftelijk uitbrengen van stemmen), of zijn niet meer aangepast aan een digitale wereld (bijvoorbeeld voor de elektronische algemene vergaderingen die maar sinds 1 januari 2012 zijn toegelaten door het Wetboek van vennootschappen). 

Om daaraan tegemoet te komen, zou de federale regering werken aan een koninklijk besluit dat vennootschappen toelaat met schriftelijke stemmen of een elektronische beraadslaging te werken, zelfs als hun statuten dat niet toelaten. Zodra deze regels er zijn, leest u er alles over in een volgende client alert.

* Gezien de draagwijdte van deze bijdrage wordt niet ingegaan op oude vennootschapsvormen die door het nieuwe wetboek van vennootschappen en verenigingen zijn afgeschaft.