Coronavirus et assemblées annuelles

Coronavirus et assemblées annuelles

Contactez Gwen Bevers (chef de cellule Droit des entreprises), Joost van Riel et Dario Dechièvre (auteurs).

Le COVID-19 ne traverse pas seulement le début du printemps, mais touche aussi, dans de nombreuses entreprises, la saison de l'assemblée générale annuelle des actionnaires. Une "vraie" assemblée annuelle durant laquelle plusieurs actionnaires se réunissent physiquement n'est pas possible dans ces circonstances exceptionnelles. Dans de nombreuses entreprises, des alternatives sont envisagées et le gouvernement fédéral travaille sur un arrêté royal pour répondre à ce besoin. Dans l'intervalle, nous présentons brièvement les différentes possibilités qui s'offrent à l'organe d’administration (pour établir le projet de comptes annuels) et à l'assemblée générale (pour voter sur les comptes annuels).*

Conseil d'administration

Sauf conditions particulières dans les statuts, le nouveau Code des sociétés et associations offre diverses options à l'organe d’administration :

Sous l'ancien Code des sociétés, une décision écrite du conseil d'administration n'était possible que dans une SA et, encore, seulement sous des conditions strictes, et était exclue pour l'adoption des comptes annuels.  En vertu du Code des sociétés et des associations, des décisions écrites peuvent être prises dans la SA, SRL et SC, sans restrictions de fond.  La seule condition est que tous les administrateurs s'entendent à l'unanimité sur la décision à prendre par écrit. Comme sous l'ancienne loi, il est également possible de tenir l’assemblée à distance par téléphone ou par vidéoconférence.  Contrairement à ce qui se passe souvent dans la pratique, le procès-verbal de l’assemblée ne doit être signé que par le président du conseil d'administration "et les administrateurs qui le demandent".  Il va sans dire qu'il faut limiter ces demandes afin de réduire davantage les contacts et la logistique suite à l’assemblée du conseil d'administration. 

Actionnaires 

Au niveau des actionnaires, il existe également différentes dispositions juridiques pour faire face à la crise.  Dans un premier temps, de nombreuses entreprises attendent de voir combien de temps dureront les mesures prises par gouvernement.  Beaucoup sont alors contraints de reporter l’assemblée plutôt que de la tenir à la date prévue dans les statuts. Ce report n'est pas sans risque : 

Le report de trois semaines, que l'organe de gestion utilise traditionnellement pour différer l'approbation des comptes annuels, n’est pas possible ici.  Une telle décision ne peut être prise que lors de l'assemblée générale et présuppose donc qu'une assemblée générale soit d'abord convoquée.  

Certains organes d’administration décident alors à l'avance de reporter l’assemblée.  Bien qu'il existe de bons arguments pour ne pas tenir l'assemblée générale dans ces circonstances - par exemple, parce qu'une assemblée de cette taille n'est pas autorisée (ou ne le sera pas selon des attentes raisonnables) en vertu de mesures locales, régionales ou fédérales, ou parce que la situation peut être qualifiée de cas de force majeure - ce n'est pas l'approche la plus correcte d'un point de vue juridique.  Normalement, l'interdiction ou la situation de force majeure signifie qu'il n'y a plus de faute ou de lien de causalité.  Néanmoins, l'organisation tardive de l'assemblée annuelle reste en théorie un motif de responsabilité des administrateurs.

L'approche correcte pour un report serait que les actionnaires eux-mêmes décident de reporter l’assemblée.  Cette décision peut être prise de différentes manières (voir ci-dessous), mais elle n'a de sens que si les actionnaires veulent organiser une véritable assemblée et n'approuvent pas les comptes annuels en un seul mouvement. 

Là encore, à moins que les statuts n'imposent des restrictions à ce sujet, les actionnaires disposent de toute une série d'outils pour prendre les décisions de l'assemblée annuelle sans véritable assemblée : 

Même sans la crise du coronavirus, la bonne pratique de nombreuses petites entreprises et filiales dans les structures de groupe consistait à ne pas prendre de décisions d'actionnaires lors d'une assemblée, mais uniquement par écrit.  Par des résolutions écrites unanimes, les actionnaires peuvent prendre des décisions sur la proposition de l'organe d’administration (ou pour des décisions autres que l'approbation des comptes annuels si nécessaire sans l'intervention de celle-ci).  Les administrateurs de la société peuvent "prendre note" de ces décisions sur demande. 

L'approche précédente ne fonctionne que si tous les actionnaires sont d'accord.  Si cela ne devait pas être le cas en raison d'un vote contre, les votes écrits (si les statuts le permettent) ou les procurations (si cela est réalisable dans la pratique) sont une alternative possible.  Les actionnaires qui sont d'accord peuvent alors voter par écrit ou donner procuration à un membre de la famille du président pour que l'assemblée générale ait lieu en quarantaine - l'actionnaire dissident étant, pour ainsi dire, à la porte.  

Pour les entreprises ayant de nombreux actionnaires, aucune des approches ci-dessus n'est faisable.  Ces sociétés dépendent de ce que prévoient leurs statuts.  Ce n'est que si les statuts le permettent qu'il est possible de travailler par "un moyen de communication électronique mis à disposition par l'entreprise".  Les défis liés à ce système sont donc plus techniques que juridiques.  

Par exemple, la société doit pouvoir vérifier l'identité des actionnaires et le système doit permettre aux actionnaires "de prendre directement, simultanément et en permanence note des discussions" et "d'exprimer leur vote". 

Conclusion  

Pour de nombreuses entreprises, le nouveau coronavirus est arrivé trop tôt.  Si le Code des sociétés et associations offre de nombreuses possibilités, de nombreuses sociétés ont encore des statuts "anciens".  Ces anciens statuts reprennent les anciennes règles, plus strictes (par exemple sur la prise de décision écrite par les administrateurs dans les sociétés anonymes), ne confirment pas les possibilités lorsque le CSA l'exige (par exemple pour le vote écrit), ou ne sont plus adaptés à un monde numérique (par exemple pour les assemblées générales électroniques qui ne sont autorisées par le Code des sociétés que depuis le 1er janvier 2012).  

Afin de répondre à cette exigence, le gouvernement fédéral serait en train d’élaborer un arrêté royal permettant aux entreprises de travailler avec des votes écrits ou une délibération électronique, même si leurs statuts ne le permettent pas.  Dès que ces règles seront en place, nous vous en informerons dans un prochain client alert.

* Vu la portée réduite de cette contribution, les anciennes formes de sociétés qui ont été supprimées par le nouveau Code des sociétés et associations ne sont pas traitées